電話代行サービスとは、自分や団体、企業に代わって電話応対を全般的に引き受けてくれる外注サービスのことです。これらの電話応対は本来ならば自分自身で受けるのが良いのですが、しかしその量が増えてしまうと少人数では捌ききれなくなり、その応対を行うだけで１日のほとんどの時間を費やしてしまうこともあります。これらが次第に業務にも支障をきたすようになると経営の責任者は費用と効率の両面を考慮した上で最も適した解決方法を模索する必要が生まれます。ここで大きな助けとなるのが電話代行サービスなのです。
電話代行を活用するメリットは大きく分けて２点。まずは電話応対の比重を外注サービスに移すことによって社員は本来の自分の業務内容に集中することができるということ。そしてもう一つは、電話応対のスタッフを一人雇用する人件費に比べても電話代行サービスを活用した方が費用的に安上がりになるというということが挙げられます。さらにこれらは活用次第で様々なビジネスモデルを生み出すことにもつながります。
例えば商品受注の窓口やカスタマーセンターなどの設置を考えている場合、それを自社内のスタッフを用いて執り行うのは大変難しいもの。その点、電話代行として複数人のスタッフをチーム編成して応対してもらうことによって業務をつつがなくこなしてくれるでしょう。また、担当するスタッフはあらかじめ電話応対の礼儀作法や言葉遣いなど様々な対応能力に関する研修を受けているので、社内で研修せずとも初めからプロとしてその能力を発揮してくれるはず。こう言った面によりコストパフォーマンス的にも大きな成果をあげることができるのです。