電話代行サービスを有効に利用するためにはどのような流れで契約を進めていけばよいのでしょうか。最初にすべきことは電話代行サービス会社との打合せです。電話受付において何をどこまで対応してくれるのかを確認しておく必要があります。基本的な電話対応だけで良いのか、簡単なクレーム対応まで含めるのかなど、代行会社ごとに基本料金に含まれるもの、オプション料金となるものなどに差があります。
複数の会社に話を聞いて予算に合わせてどの会社にどこまでの業務を任せるのかを決定して契約します。依頼する電話代行会社が決まったら、営業担当者とだけではなく実際に業務を行うオペレーターとの打合せもしておいたほうが良いでしょう。入電内容ごとの対応をどう切り分けるか、連絡・報告の方法などの細かな内容はオペレーターと打合せることでコミュニケーションがとれてスムーズな業務開始に繋がります。業務の詳細が決まり契約が終了したら、業種やサービスの理解を深めるための資料を代行会社へ渡します。
この資料を元に代行会社がマニュアル作成やオペレーターへの教育、データのコンピューターシステムへの入力を行います。この準備期間は業務内容によって変動しますが、簡単な業務内容であれば翌日からスタートできることもあります。依頼主側は社員に連絡・報告・確認の方法を周知しておくことが大切です。また、電話の転送手順についてのテストと確認も必要です。
電話代行サービスを利用するにあたって難しいことはほとんどありません。新たに社員を雇用するのに比べてコストもかからず、すぐに導入できます。