電話代行業者は、昔からある業態であり、業者と契約した企業などの代わりに、企業の顧客や取引先からの問い合わせに対応して、その問い合わせ内容を契約企業に伝えるといった事が主な業務内容になっています。サービスとして提供されるのは、コールセンターで受け取った電話の転送ですが、業者によっては私設私書箱を兼業している事もあります。より発展したサービスとして、バーチャルオフィスという業態も存在しており、会議スペースやセミナーで利用出来るホールを借りられたり、住所の貸し出しを実施していたりします。企業が電話代行業者を利用する場合、身分証明をする書類の提示、月額利用料金の他に保証金や入会金などが必要になるケースがほとんどです。
電話代行サービスを活用する事で、利用企業が他の案件で対応していても、その間に掛かってきた電話に電話代行業者のコールセンターに代わりに対応してもらえますので、取引先や顧客に後で折り返して電話をするといった事ができ、効率的に業務を遂行していく事が出来ます。コールセンターのスタッフが代わりに応対するタイプ以外では、電話番号を貸し出して、その電話番号に掛かってきた電話を契約者に転送するだけというサービスもあります。これは、大都市圏内に所在しておらず、地方で業務を行なっている会社において、大都市圏からの問い合わせにリアルタイムで対応出来るようにするのに役立つサービスとなっています。電話代行は、様々なタイプがありますので、利用企業のニーズに合わせて選んでいくと良いでしょう。